Sak publisert av BODØNU 02.01.2019
Når du først driver et luftfartsmuseum, er du bare nødt til å skaffe deg et skybasert regnskapssystem.
– Vi var skeptiske, det er ingen grunn til å legge skjul på det. Vi er tross alt to damer over 60 som er vant til å definere regnskap som noe som befinner seg i ringpermer.
Sommerfugler i magen
Administrasjonssjef Åse Grønvik Strand og administrasjonssekretær og regnskapsfører May Karin Albertsen ved Norsk Luftfartsmuseum hadde sommerfugler i magen da de i juli i år skulle bytte til PowerOffice Go.
– Men vi kom til et punkt hvor vi tenkte; Det er greit at vi driver et museum, men det trenger ikke å bety at vi skal ha et musealt regnskapssystem.
30 ringpermer
Hvert år går det nærmere 8.000 bilag gjennom systemet, som noe innebar 30 ringpermer med papir. Den interne flyten var også preget av fysisk forflytning:
– Bilag som skulle attesteres gikk med internpost som både kunne bli borte og bli liggende under andre papirer på et skrivebord.
Flyfrelst rådgiver
Men det var ikke bare å bytte til et nytt system over natten. Derfor leide de inn rådgiver Jonas Engen Knedal fra Ever for å bistå i overgangen.
Og der ble også ringen sluttet. For Engen Knedal har alltid hatt interesse både for tall og luftfart. Egentlig ville han bli flygeleder, men endte altså opp som tallknuser.
Som 18-åring var han til og med del av en utstilling på museet, utkledd som algoritmens far, matematikeren Muhammad ibn Musa a-Khwarizimi.
Optimal styring
– Vi merker en økende etterspørsel når det gjelder rådgiving i forhold til PowerOffice Go, som etter vårt syn er et optimalt styringssystem hvor alle i bedriften blir inkludert på en effektiv måte.
For Åse og May Karin har overgangen til PowerOffice Go sørget for en klar forbedring av hverdagen.
– Vi ble nesten litt sjokkert over hvor enkelt og intuitivt systemet fungerer. Så var det en velsignelse å bli kvitt ringpermene.
Enkelt og effektivt
Andre klare fordeler er:
- Det har blitt mye lettere for avdelingsledere å kontere bilag
- Automatisk purring sørger for at bilag ikke blir liggende
- Regnskap har anledning til å foreslå kontering for de som er usikre på nøyaktig hvilken konto som skal brukes
- De har alltid tilgang til ferske tall
- Arbeidet opp mot revisjon har blitt betydelig enklere
- Administrasjonen får frigitt tid
- En positiv miljøeffekt i form av redusert papirbruk
Ett skritt av gangen
De har planer om å ta i bruk lønn og reiseregninger
i det nye systemet etter hvert som de blir bedre kjent med løsningene.
– Det kan være lurt å ta én ting av gangen, slik at man blir varm i trøya, sier Engen Knedal.
Det begynte med en skrivemaskin
For Åse og May Karin har det definitivt vært snakk om et kvantesprang:
– Vi startet i et arbeidsliv hvor den elektriske skrivemaskinen med rettetast var en revolusjon. Men dette; det er nok den mest dramatiske – og positive – endringen noensinne.
