Sak publisert av BODØNU 18.05.2018
Visit Bodø sparte inn et månedsverk da de byttet til PowerOffice Go.
– Det er som natt og dag, sier reiselivssjef Ann-Kristin Rønning Nilsen.
Hun leder en medlemsorganisasjon for 110 bedrifter innen reiseliv og opplevelser i Bodø og Salten. Hverdagen i Visit Bodø de siste årene har vært preget av tunge satsinger og et ekstremt høyt tempo.
Saken fortsetter under bildet
Daglig frustrasjon
– Da var det til tider frustrerende å forholde seg til papirfakturaer, ringpermer og en arbeidsflyt som ikke var tilpasset vår virkelighet, sier Rønning Nilsen.
Hun og staben ville bruke tiden til å selge inn Bodø og Salten, ikke til å kjøre bilag opp til regnskapskontoret. Eller det faktum at de alltid måtte ta en telefon hvis det var noe de lurte på.
Ekstremt brukervennlig
Selv var hun ikke helt sikker på om PowerOffice Go var løsningen, men det tok ikke lang tid før hun var frelst:
– Jeg tror det var snakk om tre timers opplæring.
For er det noe Rønning Nilsen vil fremheve, så er det brukervennlighet og intuitive funksjoner:
– Løsningene rett og slett gir seg selv. Du må ikke pugge en haug med kommandoer og menyer.
Alt er et tastetrykk unna
Og det nye hverdagen?
– Nå er alt bare et tastetrykk unna. Og jeg må ikke en gang være på kontoret, jeg har full kontroll via mobiltelefonen.
– Når du har alle funksjoner på ett sted – regnskap, faktura, timeregistrering, reiseregninger og lønn – blir sluttgevinsten veldig merkbar.
Hvilket igjen betyr at Rønning Nilsen og hennes folk har fått en betydelig mer fleksibel arbeidssituasjon. Dette kombinert med at de hele tiden har oppdaterte oversikter og rapporter, gjør at de kan konsentrere seg om å legge forholdene til rette for medlemsbedriftene.
Saken fortsetter under bildet.
Gnagsåret som forsvant
Et annet plusspoeng er at reiseregninger har gått fra å være en gnagende stein i skoen til å bli en oppgave de knapt legger merke til.
– Det er bare å ta et bilde av en kvittering med mobilen og sende den inn i systemet. Det blir ikke mer befriende enn det.
Rønning Nilsen har regnet litt på hva de har spart av arbeid ved å gå over til PowerOffice Go. Svaret kom som et aldri så lite sjokk:
– Vi har minst spart inn et månedsverk. Det er ekstremt mye for en liten bedrift som trenger hver eneste time vi kan vri ut av kalenderen.
Fokusert, engasjert og oppdatert
Det var Visit Bodø’s regnskapsbyrå Ever som foreslo at de burde går over til PowerOffice Go. Et byrå som har som sitt mantra at de alltid skal være fokuserte, engasjerte, oppdaterte, tilgjengelige, nysgjerrige og stødige, så fort de enorme fordelene med et skybasert regnskapssystem.
Saken fortsetter under bildet
– Det sparer både kundene og oss for en masse unødvendig arbeid.
– Like viktig er det at vi her får et program som gjør at kundene får en langt bedre styring, 24 timer i døgnet, sier rådgiver og regnskapsfører hos Ever Bodø, Håkon Engelund.
Uvurderlige innspill
I en hektisk hverdag er det gull verdt at rutinepregede operasjoner kan automatiseres. Da får man også frigitt tid til å gjøre det som virkelig betyr noe, komme med råd og veiledning. Hvilket reiselivssjef Ann-Kristin Rønning Nilsen kan skrive under på:
– Det er helt uvurderlig å kunne spille ball med Håkon og Ever. Vi ser at det hele tiden dukker opp nye utfordringer innen lover og forskrifter.
– Visit Bodø har en klar intensjon om hele tiden å ligge i forkant og da er vi helt avhengig av å knytte til oss kunnskapsrike samarbeidspartnere – slik som Ever.
